Contractbeheer opzetten: Best practices en case studies voor het MKB
Contractbeheer opzetten wordt steeds belangrijker voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), de ruggengraat van de Nederlandse economie. Efficiënt...
2 min read
Contractbeheer gaat niet vanzelf. Herken je dit? Contracten die stilzwijgend verlengd worden voor producten of diensten die je niet meer gebruikt. Een contractwijziging die je wilt voorstellen, maar de deadline is net verstreken. Of aflopende arbeidsovereenkomsten die je zelf in de gaten moet houden.
Ieder bedrijf heeft te maken met verschillende soorten contracten, maar contracten beheren gaat niet vanzelf. Je hebt vaak meer contracten dan je denkt. Denk aan een telefoonabonnement, leasecontract, arbeidscontract, verwerkersovereenkomst, software contract, NDA of een huurcontract.
En deze contracten liggen meestal bij verschillende mensen en afdelingen. Zo beheert de salesmanager bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten en de officemanager het huurcontract.
Wil je binnen jouw mkb graag minder tijd kwijt zijn aan je contractbeheer? En wat dacht je van de verwerking van je declaraties, inkopen en facturen? Easy1 zou best wel een jouw antwoord kunnen zijn!
Ontdek de voordelen van Easy1!Download de infographic en ontdek waar jouw voordelen liggen in het automatiseren van jouw factuurverwerking. |
  |
Frustraties bij contractbeheer
Grote (corporate) bedrijven hebben vaak een complete afdeling met bijbehorende contractbeheer software die zich hiermee bezig houdt, onder de noemer contract (lifecycle) management.
Dit soort software gaat vaak veel verder dan nodig is voor de gemiddelde MKB organisatie. Daarom is er nu ook contractbeheer software specifiek voor het MKB. En daarmee voorkom je een hoop frustraties! We noemen er vijf:
- Ongewenste automatische contractverlenging
Contracten hebben vaak een vaste looptijd met een bijbehorende opzegtermijn. Niet iedereen heeft deze belangrijke data helder. Dat kan hele vervelende gevolgen hebben zoals een kostbare huurcontractverlenging waarbij je vervolgens weer 5 jaar aan de huur vast zit, zonder dat je de kans hebt gehad om opnieuw te onderhandelen. - Gemiste contractvoordelen
In contracten worden vaak aanvullende voorwaarden vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan kortingen bij het behalen van een bepaald (volume)target of andere bijzondere betalingsregelingen, maar ook afspraken over bijvoorbeeld marketinguitingen. Deze afspraken wil je niet vergeten te verzilveren, wat in de praktijk vaak wel gebeurt. Als je de balans later opmaakt, kan je er zomaar achter komen dat je onbewust veel geld hebt laten liggen. - Tussentijdse contractwijzigingen
Afspraken in contracten worden nogal eens tussentijds aangepast. Scherpere prijzen, andere voorwaarden, veranderingen in betalingstermijnen, bedenk het maar. Als dit niet goed wordt vastgelegd is het onduidelijk voor iedereen wat de laatste versie van het contract is. Als er vanuit verschillende versies wordt gewerkt kan dit zomaar leiden tot foutieve betalingen of gemiste kortingen zoals een kick-back bonus. - Waar zijn de contracten?
Papieren contracten raken nog wel eens kwijt of liggen ergens onderin een ladekast. Alleen de persoon die het contract heeft afgesloten weet waar het ligt en wat precies de afspraken zijn. Maar wat als deze persoon er nét even niet is, of erger, uit dienst is getreden? De rest van de organisatie heeft geen inzicht in de contracten en dus ook niet in de gemaakte afspraken. - Geen uniforme werkwijze
Elk mens is uniek. En zo ook zijn werkwijze. De ene persoon heeft een nette archiefmap met alle contracten daarin netjes gerubriceerd. Een ander hanteert het piepsysteem en wacht totdat de leverancier belt. Weer een ander zet reminders in de agenda voor belangrijke contractdata. Het resultaat is een gebrek aan overzicht en inzicht in de lopende contracten en financiële verplichtingen. De gevolgen zijn dat overeenkomsten elkaar kunnen overlappen, dat men niet op de hoogte is van financiële voordelen binnen een contract of het niet goed kunnen vergelijken en optimaliseren van contracten.
Hoe gemakkelijk kan contractbeheer zijn voor jou? Alle contracten op één centrale plek, voor iedereen toegankelijk die iets met het contract te maken heeft. Op tijd notificaties ontvangen, zodat je proactief kunt reageren op contracten. Hiermee bereik je kostenvoordelen en worden contracten nooit meer onverwachts verlengd of beëindigd. Dat je hiermee ook nog eens professionaliteit uitstraalt, is dan weer mooi meegenomen!
Easy1, voor eenvoud, gemak en snelheid!
Onze contractbeheer software uitproberen?
