Probeer gratis!
Probeer gratis!

E1_tag_klantcase

 

Hoe Easy1 de administratie van KAV Autoverhuur op 13 locaties tegelijk efficiënter maakt

4CEE_header_scroll

Belangrijkste leerpunten

De belangrijkste inzichten bij een transitie naar een geautomatiseerde centrale administratie

E1_steps_1
  • Structuur in administratie is essentieel

    Als organisatie met meerdere locaties is het belangrijk om goede structuur neer te zetten binnen de administratie. Dit zorgt voor overzicht en schaalbaarheid, zeker met het oog op groeiende organisaties is dit belangrijk.

E1_steps_2
  • Focus op werkbare en eenvoudige processen

    Niet alleen de organisatie en de medewerkers zelf, maar ook andere partners zoals leveranciers hebben baat bij efficiënte en zorgvuldige processen. Dit zorgt voor snellere en foutloze betalingen.

E1_steps_3
  • Het belang van een all-in-one platform

    Software integraties zijn vaak complex. Meer schakels in de keten zorgen voor meer complexiteit. Een all-in-one platform maakt het makkelijker en overzichtelijker, omdat je daarmee het applicatielandschap binnen een organisatie beperkt.

Introductie

E1-klantcase-deklant-kav-1

 

KAV Autoverhuur

De klant

Easy Systems

De leverancier

E1-klantcase-deleverancier-easy1-1

 

 


'Het all-in-one platform van Easy1 biedt ons inzicht, structuur en snelheid in onze financiële processen. Dat is erg prettig, zeker omdat we dertien vestigingen hebben.'



E1-klantcase-KAV

 

Dave Horio

Business Development Manager & Finance Manager bij KAV Autoverhuur

De uitdaging

Hoe omslachtige processen betalingen vertraagden bij KAV Autoverhuur

E1_klantcase_kav_oplossing

 

E1_uitdagingen_tag

 

De uitdagingen van een inefficiënte adminstratie


KAV Autoverhuur heeft een centrale administratie op het hoofdkantoor. Echter wordt de verkoopadministratie voor een groot deel uitgevoerd door de medewerkers over de vestigingen. De inkoopadministratie is centraal georganiseerd, maar er is veel communicatie en handmatige goedkeuring nodig. Zonder een goed georganiseerd proces zorgt dit voor diverse uitdagingen.

 

error_FILL0_wght400_GRAD0_opsz24 (1) Achteraf veel onduidelijkheid over facturen

Zonder duidelijke communicatie en validatie van facturen was het voor KAV Autoverhuur lastig om te achterhalen waar facturen vandaan kwamen en of deze correct waren.

 

error_FILL0_wght400_GRAD0_opsz24 (1) Leveranciers krijgen facturen te laat betaald

"Facturen worden pas betaald wanneer deze zijn goedgekeurd door de persoon die iets besteld heeft." verteld Dave. Doordat er veel communicatie overheen gaat voordat facturen worden goedgekeurd, worden betalingen vertraagd. Dat is onwenselijk voor de leveranciers.

 

error_FILL0_wght400_GRAD0_opsz24 (1) Veel omslachtige en handmatige processen

Het boven water halen van alle juiste gegevens vanuit 13 verschillende vestigingen, kost KAV Autoverhuur veel werk. "Het handmatig achterhalen van facturen bij de juiste collega is een frustrerend proces." legt Dave uit.

 

De oplossing

Een gestroomlijnde centrale administratie met geautomatiseerde processen

E1_klantcase_kav_uitdagingen

 

E1_label_oplossingen

 

Een werkbare oplossing voor KAV Autoverhuur


KAV Autoverhuur was op zoek naar een centrale administratie oplossing die gebruiksvriendelijk is voor haar medewerkers. “Purchase to Pay is nou niet echt heel sexy.” vertelt Dave. “We zochten naar een manier om vooraf autorisatie te geven”.

"Wat met name belangrijk is, is dat we dingen gaan stroomlijnen in een centrale oplossing."

 

error_FILL0_wght400_GRAD0_opsz24 (1) Achteraf veel onduidelijkheid over facturen

Zonder duidelijke communicatie en validatie van facturen was het voor KAV Autoverhuur lastig om te achterhalen waar facturen vandaan kwamen en of deze correct waren.

 

error_FILL0_wght400_GRAD0_opsz24 (1) Leveranciers krijgen facturen te laat betaald

"Facturen worden pas betaald wanneer deze zijn goedgekeurd door de persoon die iets besteld heeft." verteld Dave. Doordat er veel communicatie overheen gaat voordat facturen worden goedgekeurd, worden betalingen vertraagd. Dat is onwenselijk voor de leveranciers.

 

error_FILL0_wght400_GRAD0_opsz24 (1) Veel omslachtige en handmatige processen

Het boven water halen van alle juiste gegevens vanuit 13 verschillende vestigingen, kost KAV Autoverhuur veel werk. "Het handmatig achterhalen van facturen bij de juiste collega is een frustrerend proces." legt Dave uit.

 

 


'Het contact met Easy1 verloopt soepel en is toegankelijk. Wanneer we contact opnemen komen we snel samen tot een oplossing. Het opnemen en verwerken van wensen bij Easy1 gaat snel en ze denken daarin graag met ons mee.'



E1-klantcase-KAV

Dave Horio

Business Development Manager & Finance Manager bij KAV Autoverhuur

Het resultaat

Een efficiënter proces dat meer tijd en geld bespaart voor KAV Autoverhuur

E1_klantcase_kav_resultaten

 

E1_label_resultaten

 

Easy1 zorgt voor efficiëntere processen


Nu KAV Autoverhuur gebruikt maakt van Easy1 zijn processen in de administratie efficiënter ingericht. Dit zorgt voor snellere betalingen, meer nauwkeurigheid en het bespaart tijd bij medewerkers. “Ons doel is zeker bereikt met Easy1” zegt Dave.

 

E1_icon_resultatenE1_icon_resultatenEfficiëntere verwerking van autorisaties

Processen lopen aanzienlijk soepeler en nauwkeuriger nu medewerkers de mogelijkheid hebben om autorisaties vooraf te registreren in plaats van achteraf. Een grote verbetering ten opzichte van de oude situatie.

 

E1_icon_resultatenEen gemakkelijk en overzichtelijk systeem

Voor KAV Autoverhuur is de software van Easy1 gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken, zowel voor Dave als zijn collega’s. “Als je kan chatten en emailen dan kun je ook Easy1 inrichten”. voegt Dave toe.

 

E1_icon_resultatenEen overzichtelijk applicatielandschap

Een all-in-one platform als Easy1 is prettig omdat daarmee het applicatielandschap van de organisatie wordt beperkt. Hoe minder schakels er zijn, hoe overzichtelijker de processen worden bij KAV Autoverhuur.

 

Ontmoet Easy1

Meer weten of hulp nodig bij het automatiseren van financiële processen?

E1_calltoaction_startmeteasy1

Benieuwd naar Easy1?


Wil je graag meer weten over financiële administratie organiseren met Easy1? 

Bekijk de demo  

Of download het webinar