-
Structuur in administratie is essentieel
Als organisatie met meerdere locaties is het belangrijk om goede structuur neer te zetten binnen de administratie. Dit zorgt voor overzicht en schaalbaarheid, zeker met het oog op groeiende organisaties is dit belangrijk.
-
Focus op werkbare en eenvoudige processen
Niet alleen de organisatie en de medewerkers zelf, maar ook andere partners zoals leveranciers hebben baat bij efficiënte en zorgvuldige processen. Dit zorgt voor snellere en foutloze betalingen.
-
Het belang van een all-in-one platform
Software integraties zijn vaak complex. Meer schakels in de keten zorgen voor meer complexiteit. Een all-in-one platform maakt het makkelijker en overzichtelijker, omdat je daarmee het applicatielandschap binnen een organisatie beperkt.
KAV Autoverhuur
De klant
Easy Systems
De leverancier
Dave Horio
Business Development Manager & Finance Manager bij KAV Autoverhuur
De uitdagingen van een inefficiënte adminstratie
KAV Autoverhuur heeft een centrale administratie op het hoofdkantoor. Echter wordt de verkoopadministratie voor een groot deel uitgevoerd door de medewerkers over de vestigingen. De inkoopadministratie is centraal georganiseerd, maar er is veel communicatie en handmatige goedkeuring nodig. Zonder een goed georganiseerd proces zorgt dit voor diverse uitdagingen.
.svg)
Achteraf veel onduidelijkheid over facturen
Zonder duidelijke communicatie en validatie van facturen was het voor KAV Autoverhuur lastig om te achterhalen waar facturen vandaan kwamen en of deze correct waren.
Leveranciers krijgen facturen te laat betaald
"Facturen worden pas betaald wanneer deze zijn goedgekeurd door de persoon die iets besteld heeft." verteld Dave. Doordat er veel communicatie overheen gaat voordat facturen worden goedgekeurd, worden betalingen vertraagd. Dat is onwenselijk voor de leveranciers.
Veel omslachtige en handmatige processen
Het boven water halen van alle juiste gegevens vanuit 13 verschillende vestigingen, kost KAV Autoverhuur veel werk. "Het handmatig achterhalen van facturen bij de juiste collega is een frustrerend proces." legt Dave uit.
Een werkbare oplossing voor KAV Autoverhuur
KAV Autoverhuur was op zoek naar een centrale administratie oplossing die gebruiksvriendelijk is voor haar medewerkers. “Purchase to Pay is nou niet echt heel sexy.” vertelt Dave. “We zochten naar een manier om vooraf autorisatie te geven”.
"Wat met name belangrijk is, is dat we dingen gaan stroomlijnen in een centrale oplossing."
Achteraf veel onduidelijkheid over facturen
Zonder duidelijke communicatie en validatie van facturen was het voor KAV Autoverhuur lastig om te achterhalen waar facturen vandaan kwamen en of deze correct waren.
Leveranciers krijgen facturen te laat betaald
"Facturen worden pas betaald wanneer deze zijn goedgekeurd door de persoon die iets besteld heeft." verteld Dave. Doordat er veel communicatie overheen gaat voordat facturen worden goedgekeurd, worden betalingen vertraagd. Dat is onwenselijk voor de leveranciers.
Veel omslachtige en handmatige processen
Het boven water halen van alle juiste gegevens vanuit 13 verschillende vestigingen, kost KAV Autoverhuur veel werk. "Het handmatig achterhalen van facturen bij de juiste collega is een frustrerend proces." legt Dave uit.
Dave Horio
Business Development Manager & Finance Manager bij KAV Autoverhuur
Easy1 zorgt voor efficiëntere processen
Nu KAV Autoverhuur gebruikt maakt van Easy1 zijn processen in de administratie efficiënter ingericht. Dit zorgt voor snellere betalingen, meer nauwkeurigheid en het bespaart tijd bij medewerkers. “Ons doel is zeker bereikt met Easy1” zegt Dave.
Efficiëntere verwerking van autorisaties
Processen lopen aanzienlijk soepeler en nauwkeuriger nu medewerkers de mogelijkheid hebben om autorisaties vooraf te registreren in plaats van achteraf. Een grote verbetering ten opzichte van de oude situatie.
Een gemakkelijk en overzichtelijk systeem
Voor KAV Autoverhuur is de software van Easy1 gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken, zowel voor Dave als zijn collega’s. “Als je kan chatten en emailen dan kun je ook Easy1 inrichten”. voegt Dave toe.
Een overzichtelijk applicatielandschap
Een all-in-one platform als Easy1 is prettig omdat daarmee het applicatielandschap van de organisatie wordt beperkt. Hoe minder schakels er zijn, hoe overzichtelijker de processen worden bij KAV Autoverhuur.
Benieuwd naar Easy1?
Wil je graag meer weten over financiële administratie organiseren met Easy1?