Optimaliseer jouw contractbeheer!
‘Nét nu ik dit contract nodig heb, ben ik het kwijt. Mijn collega’s weten ook niet waar het gebleven is en nu moet ik het contract opnieuw opvragen bij mijn leverancier. Dit voelt erg onprofessioneel.’
Herkenbaar? Beheer al jouw contracten proactief met Easy1!
-
Centrale opslag
Alle contracten die binnen jouw bedrijf circuleren, gecentraliseerd op één plek. Of het nou gaat om arbeidscontracten, inkoop- of leverancierscontracten. Getekende of ongetekende contracten. Voor iedereen die er toegang toe moet en/of mag hebben, zijn deze beschikbaar. Om belangrijke gegevens van het contract te achterhalen hoef je het (vaak uitgebreide!) contract niet meer opnieuw door te nemen, maar kun je deze in één oogopslag in het detailoverzicht zien.
-
Toekennen van rechten en rollen
Voor iedereen die er toegang toe moet of mag hebben. Het is dus mogelijk om door middel van rechten en rollen contracten toe te wijzen of juist af te schermen. Zo kun je per rol beheren welke rechten je iemand toekent, bijvoorbeeld met betrekking tot de inzage en bewerking van een specifiek contract.
-
Notificaties instellen
Door de pro-actieve bewaking van belangrijke contractdatums, ben je nooit meer te laat om het contract te verlengen, op te zeggen of juist opnieuw te onderhandelen. Zo ben jij altijd in control.
Matching met inkoopfacturen
Heb je inkoopcontracten met een terugkerende facturatiestroom? Bijvoorbeeld facturen voor de huur van je pand, de telefoon of energie? Onze contractbeheer software matcht de binnenkomende facturen volledig automatisch aan het bijhorende contract. Komt de factuur overeen met de verwachting? Dan kan de factuur automatisch goedgekeurd worden en vervolgens geëxporteerd doorgezet worden naar je financiële pakket.
Digitale handtekening
Bespaar tijd door klanten, nieuwe collega’s of leveranciers het contract digitaal te laten ondertekenen met de geïntegreerde digital signing functionaliteit van Stiply. Eenvoudig én, erg belangrijk, rechtsgeldig!
Hoe werkt de digitale handtekening?
- Upload het ongetekende contract in de contractbeheer software
- Klik op 'ondertekenverzoek' en selecteer de juiste termijn van ondertekenen
- Voeg het e-mailadres van de interne of externe ondertekenaar toe en klik op verzenden
- Nu alleen nog wachten op jouw ondertekende contract!
Ps. Wist je dat 42% van de digitale ondertekenverzoeken binnen 2 uur ondertekend retour zijn? En wel 86% in de eerste week!
Kickstart functionaliteit
Labels toevoegen
Contracten hebben vaak contractspecifieke waardes die je wilt toevoegen aan het overzicht. Dit kan bij een leasecontract een kenteken zijn, of bij een schoonmaakcontract het adres van het desbetreffende pand. Deze waardes kun je gemakkelijk verwerken door ‘labels’ toe te voegen. Hierdoor kun je ook nog makkelijker zoeken door je contracten en zie je in het detailoverzicht in één oogopslag wat de contractspecifieke waardes zijn.
Benieuwd hoe je in ons contractbeheer labels aanmaakt?
Premium functionaliteit
Betaalplannen
Door het aanmaken van betaalplannen zorg je ervoor dat facturen die wegens een contract binnenkomen, automatisch goedgekeurd kunnen worden door de contractbeheer software. Het betaalplan wordt vóóraf geaccordeerd door de goedkeurder en de goedkeurder heeft zo dus geen werk meer aan facturen die volgens verwachting binnenkomen. Zo zorg je voor een hogere automatisering, wordt de relevantie van de facturen die een goedkeurder krijgt hoger én de druk op de goedkeurders wordt verder verlaagd. Een echte win-win-win situatie dus.
Kickstart functionaliteit
Ongetekende contracten toevoegen
Mis je inzicht bij het selecteren van de juiste leveranciers? Staan er meerdere offertes uit voor één dienst of product die geleverd gaat worden? Zorg voor dat inzicht, door ook ongetekende contracten toe te voegen aan het contractbeheer. Zo heeft iedere belanghebbende er toegang toe.
Zodra een contract ondertekend wordt, voeg je dit toe aan het beheer en archiveer je de andere ongetekende contracten. Door het archiveren en niet weggooien van de andere ongetekende contracten, zorg je ervoor dat je deze altijd eenvoudig weer naar boven kunt halen als dat nodig is.
Direct controle op contracten
met ons gratis Freemium abonnement.