4 eigenschappen van een goed declaratiesysteem voor het MKB

In de dynamische wereld van middelgrote bedrijven is efficiëntie essentieel. Handmatige en papieren declaratiesystemen zijn vaak omslachtig en tijdrovend, wat leidt tot frustratie en hogere kosten. Een modern digitaal declaratiesysteem kan echter aanzienlijke voordelen bieden voor zowel financiële medewerkers als ondernemers

1. Kostenbesparing

Een handmatig en papieren declaratiesysteem is voor alle betrokken collega’s een lastige manier van werken. Neem bijvoorbeeld salesmanager Remco. Remco is vaak onderweg voor zijn werk en heeft daardoor regelmatig bonnetjes te declareren. Denk bijvoorbeeld aan parkeerkosten of reis- en verblijfkosten. Bij alleen al de gedachte aan het indienen van zijn onkostendeclaraties zakt de moed Remco in de schoenen.

Eerst moet hij al zijn bonnetjes terugzoeken en verzamelen, want wil hij alles terug kunnen vragen, dan is het van belang dat hij geen bonnetjes is vergeten of is kwijtgeraakt. Vervolgens moet Remco een declaratieformulier invullen, uitprinten, bonnetjes eraan nieten en inleveren bij zijn manager. De manager krijgt, vaak in bulk, allerlei declaratieformulieren op zijn bureau om te controleren en laat het vaak nog even liggen omdat het voor hem geen prio heeft. Remco wil natuurlijk wel betaald krijgen, dus als het te lang duurt, klopt hij bij zijn manager aan om te vragen hoe het zit met zijn onkostendeclaraties. Voor de manager een signaal om het toch wat meer prioriteit te geven en dan gelijk maar de hele stapel te beoordelen en door te zetten. Vervolgens krijgt de administratie een hele stapel declaratieformulieren die handmatig ingevoerd moet worden om vervolgens de uitbetaling in orde te maken.

Kortom, erg omslachtig en laten we eerlijk zijn; niet meer van deze tijd. Een declaratiesysteem kan helpen om de kosten te verlagen door efficiëntere processen en minder handmatige invoer. Hierdoor wordt ook beter inzicht verkregen in kostenbeheer.

2. Tijdsefficiënt

Het kan ook anders met een digitaal declaratiesysteem en goedkeuring. Remco maakt direct met zijn telefoon een foto van de kwitantie. De app herkent de gegevens op de bon en vult automatisch de velden in. Deze onkostendeclaratie is gedaan nog voordat Remco in de auto is gestapt. Op deze manier is er dus nooit meer een bonnetje kwijt en is Remco binnen 2 minuten klaar. 

De onkostendeclaratie van Remco wordt automatisch voor goedkeuring doorgestuurd naar zijn manager die via dezelfde mobiele app de onkostendeclaratie meteen kan goedkeuren. Het kunnen indienen en goedkeuren van declaraties via mobiele apparaten biedt grote voordelen, waaronder snelheid en gemak.

3. Nauwkeurig & Compliant

De afdeling administratie krijgt automatisch een bericht dat de manager van Remco zijn onkostendeclaratie(s) heeft goedgekeurd. Door de vooraf ingestelde workflow wordt de betaling van de onkostendeclaratie automatisch klaargezet. Remco kan bij het indienen gemakkelijk de bijbehorende kostensoort kiezen die gekoppeld is aan een grootboekrekening. Dit zorgt ervoor dat administratie nu veel minder werk heeft aan het verwerken van de onkostendeclaraties én ze hebben direct inzicht in de gemaakte kosten. Remco kan van elke onkostendeclaratie precies de status inzien en krijgt automatisch bericht van goedkeuring/afkeuring.

Het gebruik van een goedgekeurd declaratiesysteem helpt ook om te voldoen aan wet- en regelgeving, wat cruciaal is voor financiële nauwkeurigheid en compliance. 

4. Gebruikersvriendelijkheid

Digitaal declareren daar wint iedereen mee.  De medewerkers hoeven zich geen zorgen meer te maken dat er een bonnetje kwijtraakt waardoor er niet uitbetaald wordt. De administratie heeft veel beter inzicht in de kosten en bespaart heel veel tijd. Zo hoeft de administratie niet steeds achter iedereen aan te gaan om de benodigde bewijslast te verzamelen. Je kunt het namelijk zo inrichten dat de declarant verplicht is een bonnetje bij te voegen wanneer hij/zij iets wil declareren.

De manager heeft binnen 1 minuut de controle gedaan en ziet het niet meer als een administratieve last. Digitaal declareren, dat is voor iedereen een win/win. Een goed declaratiesysteem kan worden geïntegreerd met bestaande ERP- of boekhoudsystemen, wat de efficiëntie verder verhoogt door naadloze gegevensoverdracht en beter overzicht. Daarnaast biedt realtime inzage in declaraties en financiële status helpt bij het beheren en monitoren van uitgaven en budgetten, waardoor beter financieel beheer mogelijk is.

Maaike
van Roomen

P2P specialist

Maaike is onze purchase to pay-goeroe, deskundig in alles wat met declaratieverwerking, contractbeheer, factuurverwerking en inkoopbeheer te maken heeft. Ze is een ster in het vertalen van ingewikkelde materie naar boeiende content.