Een hole-in-one door afscheid te nemen van de papieren rompslomp door factuurverwerking met Easy1
-
Ook verenigingen kunnen profiteren van softwareoplossingen
Softwareoplossingen zoals Easy1 zijn ook geschikt voor verenigingen, maar veel verenigingen staan daar niet bij stil. Die denken dat dergelijke oplossingen alleen voor bedrijven zijn.
-
Gebruiksvriendelijkheid is erg belangrijk
Niet iedereen die betrokken is bij de factuurverwerking is even handig met computers. Daarom moet de software gebruiksvriendelijk zijn. Hoe makkelijker, hoe beter.
-
Zorg voor de juiste koppelingen
Om het gehele factuurverwerkingsproces efficiënt te automatiseren, is het belangrijk dat de software goed koppelt met het bestaande boekhoudpakket. In dit geval was dat Exact Online.
Noord-Nederlandse Golf & Country Club (NNG&CC)
De klant
Easy Systems
De leverancier
Janine Douwes
Officemanager bij NNG&CC
De uitdagingen van papieren factuurverwerking
De bestuursleden van de golfvereniging zijn zelf verantwoordelijk voor hun financiële uitgaven. Dit betekent dat zij hun eigen facturen moeten goedkeuren. Daarnaast heeft NNG&CC ook de afspraak dat de penningmeester elke factuur bekijkt. Pas daarna kan Janine ze verder verwerken en in het boekhoudpakket Exact Online zetten.
.svg)
Tijdrovend proces
Doordat de bestuursleden fysiek een handtekening moesten zetten onder elke factuur, werd het een tijdrovend proces. Zij doen hun bestuurswerk op vrijwillige basis, dus hoe minder tijd zij kwijt zijn aan dergelijke klusjes, hoe beter.
Lang wachtend op akkoord
De meeste bestuursleden hebben gewoon een baan naast hun werkzaamheden voor de golfclub. Daarom hebben zij niet altijd tijd om langs te komen voor een handtekening. Daardoor liep het proces extra vertraging op.
Hoog papierverbruik
Élke factuur die binnenkwam, werd uitgeprint zodat de bestuursleden en penningmeester er hun handtekening onder konden zetten. Dat is enorm zonde van al dat papier.
Een eenvoudige en overzichtelijke oplossing voor NNG&CC
Janine ging op zoek naar een manier om het factuurverwerkingsproces te digitaliseren. Ze had een aantal eisen waar een oplossing aan moest voldoen.
Gebruiksvriendelijke software
“Je moet rekening houden met het feit dat niet alle bestuursleden even handig met een computer zijn. Dus hoe makkelijker, hoe beter. Toen ik Easy1 zag, dacht ik meteen: dit kan iedereen. Het is eenvoudig in gebruik.”
Koppeling met Exact Online
Het was belangrijk voor NNG&CC dat de software kan koppelen met Exact Online, het boekhoudpakket waar de vereniging en diens accountant mee werkt.
Reële prijs
“De prijs moet wel in verhouding staan met de tijdswinst die het oplevert”, aldus Janine.
Janine Douwes
Officemanager NNG&CC
Easy1 zorgt voor tijdswinst
Inmiddels wordt Easy1 volop gebruikt bij de golfvereniging, en alle betrokkenen zijn enthousiast. “De tijdswinst is groot”, zegt Janine.
Via de app facturen goedkeuren
“De bestuursleden hebben allemaal de Easy1 app op hun telefoon gedownload. Zodra ze een factuur moeten bekijken, krijgen ze automatisch een melding”, legt Janine uit. Ze hoeven dus niet meer fysiek naar locatie te komen. “Ook de penningmeester gebruikt de app en kijkt dagelijks of er al nieuwe facturen voor hem klaarstaan. Geen uitpuilende postvakjes vol met facturen meer.”
Minder werk aan factuurverwerking
Janine zelf heeft ook een stuk minder werk aan de facturen. Ze zet de factuur in de software op het juiste grootboekaccount, stuurt hem door naar de betreffende personen en na het akkoord gaat de factuur automatisch door naar Exact Online en komt in de betaallijst.
Altijd overzicht in factuurstatus
“Het is ook handig dat ik duidelijk kan zien wat de status van een factuur is. Als ik zie dat hij bij iemand blijft hangen, dan kan ik diegene even aan z’n mouw trekken.”
Benieuwd naar Easy1?
Wil je graag meer weten over financiële administratie organiseren met Easy1?