7 tips voor een beter inkoopproces in het MKB

Het is een oude business wijsheid. Kosten zijn makkelijker gemaakt dan omzet.
Binnen jouw organisatie is misschien geen verantwoordelijke voor het inkoopproces. Omdat niemand eigenlijk tijd heeft voor het managen van alle inkopen die nodig zijn om je werk te kunnen doen (denk bijvoorbeeld aan telefoons en laptop benodigdheden, maar ook pennen, notitieblokken, etc.), mogen collega’s zelf de benodigde inkopen doen. Een decentraal inkoopproces dus.

Hierdoor heb je geen actueel inzicht in de kosten en wordt je nogal eens verrast aan het einde van de maand. Daarnaast had je door het verzamelen van sommige inkooporders wellicht een betere deal kunnen sluiten dan wanneer alles apart wordt besteld. Klinkt dit bekend?

Wat zijn de nadelen van een gebrek aan zicht op je inkopen?

1. Geen inzicht in de inkoop verplichtingen die zijn aangegaan;
2. Omdat je geen inzicht hebt, zorgt dit voor financiële verrassingen en een onvoorspelbaar banksaldo;
3. Volumekorting afdwingen is lastig, omdat er geen standaard leveranciers zijn afgesproken;
4. Doordat iedereen overal kan bestellen moet er ook iedere keer een nieuwe leverancier worden aangemaakt in het boekhoudpakket. Zonde van de tijd;
5. Weinig tot geen controle op kwaliteitstandaarden van de leveranciers.
6. Moeizame relatie met leveranciers, het zijn er gewoon teveel.

Een professioneel inkoopproces voor het MKB

Een professioneel inkoopproces kent veel elementen. Denk aan het vaststellen van de juiste inkoopbehoefte met een bijbehorende selectie van passende leveranciers. Maar ook het plaatsen van de inkooporders, het controleren van de orderaanvraag met de orderontvangst en de ontvangen factuur. En tot slot, de complete administratieve afhandeling van het goedkeuren van de factuur tot aan het betalingsproces. Het digitaliseren van dit purchase to pay proces geeft je als organisatie meer inzicht en controle.

Startups en MKB organisaties zitten er natuurlijk niet op te wachten om geld te moeten uitgeven aan onnodige aankopen, en willen ook niet betalen boven de marktprijs. Het in bulk inkopen en op voorraad houden van grote hoeveelheden producten is meestal ook geen aantrekkelijke optie.

Het automatiseren van je inkoopproces kan hierbij helpen. Grote organisaties hebben vaak dure software om dit complete inkoopproces te automatiseren. Maar tegenwoordig is dergelijke purchase to pay software ook voor het MKB beschikbaar.

Een digitaal inkoopproces levert veel voordeel op

Wanneer je je inkoopproces automatiseert, wordt de autorisatie van uitgaven naar voren getrokken. Hierdoor wordt je niet meer achteraf met een voldongen feit geconfronteerd, maar heb je al vroegtijdig de mogelijkheid om verplichtingen goed of af te keuren. Dit zorgt natuurlijk voor goed inzicht in de aangegane verplichtingen, in plaats van dat je achteraf bekijkt wat de kosten waren.

Het automatiseren van het inkoopproces levert de volgende voordelen op:

1. Grip en controle op inkopen
   Alle inkoopaanvragen leggen een gestructureerde route af. Inkopen worden gedaan bij standaardleveranciers waar vaste afspraken mee zijn gemaakt en waarvan de kwaliteit bekend is.
2. Kostenbesparing
   Goedkeuring vindt plaats vóórdat de order geplaatst wordt in plaats van achteraf op basis van een factuur. Hierdoor worden er geen onnodige of ongeoorloofde inkopen meer gedaan.
3. Inzicht in de verplichtingen
   Je hebt direct inzicht in alle kosten zodra er een inkoopaanvraag is gedaan. Hierdoor is er altijd een actueel inzicht in de betalingsverplichtingen.
4. Duidelijke procuratie
   Een geautomatiseerd inkoopproces biedt duidelijkheid voor zowel de financiële administratie als de manager van de afdeling waar de inkoop is gedaan. Inkopen worden altijd door de juiste persoon goedgekeurd en de status van de inkooporder is duidelijk.
5. Betere relatie met leveranciers
   Een leverancier die steeds moet bellen om te vragen waar de betaling van de openstaande inkoopfactuur blijft wordt een uitzondering. Beide partijen hebben hier voordeel mee en dit bevordert een positieve relatie.
6. Een blije accountant
   Doordat inkoopaanvragen worden goedgekeurd, voordat ze naar de leverancier worden verstuurd, worden er nooit meer onverwachte uitgaven gedaan. Dit zorgt voor goed inzicht in de liquide middelen, nu en in de nabije toekomst.
7. Compliancy
   Procuratieschema’s worden ingericht en er kan bij een inkoopaanvraag gekozen worden uit de juiste leveranciers. Op deze manier worden gemaakte afspraken nageleefd en bewaakt.

Bedenk eens hoeveel inzicht je hebt als de kosten van je inkopen vanaf het moment van goedkeuring direct zichtbaar zijn in je financiële administratie en dat er met vooraf geselecteerde leveranciers betere (prijs)afspraken bedongen kunnen worden. Daarnaast zorgt de automatische 3-way matching met een inkoopfactuur ervoor dat zowel de financiële administratie als de manager minder tijd kwijt zijn om een inkoopfactuur te verwerken.

Ben je ook getriggerd om je inkoopproces te digitaliseren?
Neem vrijblijvend een kijkje in onze software met ons altijd gratis Freemium abonnement!