Administratie
Aan het einde van de maand ontvang je een hele stapel met Excel formulieren met daar allemaal bonnetjes aan vastgeniet. Deze moet je nog ‘even snel’ verwerken in het declaratiesysteem deze maand. De bonnetjes moet je inscannen en inboeken. Misschien moet je ze zelfs nog langs de manager sturen die moet controleren of alle declaraties uitbetaald mogen worden. Het komt ook regelmatig voor dat declaraties wel op de Excel staan, maar de bonnetjes missen. Moet je daar ook nog achteraan.
Dit moet gemakkelijker kunnen, toch?
Medewerker
Je zit veel op de weg en hebt dan ook best wat te declareren. Parkeerbonnen, lunches en zo af en toe een relatiegeschenk. Die bonnen raak je nog weleens kwijt. Heel vervelend, want die kosten wil je natuurlijk wel vergoed hebben, maar zonder bonnetje wordt het eigenlijk niet geaccepteerd. Het bewaren en verzamelen van al die bonnen om ze vervolgens samen met een Excel-formulier met toelichting in te dienen bij de administratie is erg onhandig. Vervolgens moet het nog goedgekeurd worden ook, waar ook best weer een tijd overheen kan gaan. Ondertussen heb je geen idee wat de status van je declaraties is.
Dat moet beter kunnen, toch?
Met Easy1 is zowel de financieel medewerker als de declarant geholpen
Indienen met de app
De declarant krijgt een app waarmee hij gemakkelijk bonnetjes kan fotograferen, invoeren waar het voor is en vervolgens direct kan indienen in het declaratiesysteem. Of kilometers declareren met behulp van de geïntegreerde Google Maps functionaliteit, herkenbaar voor iedereen. Super easy!
Goedkeuringsworkflow
De declaratie wordt automatisch via de workflow ingediend ter goedkeuring en nadat de declaratie is goedgekeurd, gecodeerd en wel aangeleverd bij de financiële administratie. Alleen nog even controleren, definitief doorzetten en je bent klaar met het inboeken van de declaraties.
Overal en altijd op de hoogte
Direct na het indienen van je declaratie kun je precies zien wat de status van je declaratie is in het declaratiesysteem. Wacht hij op goedkeuring, staat hij on hold of is hij al goedgekeurd en zelfs betaald? Je blijft altijd realtime op de hoogte van jouw declaratie.
Coderen van declaratie door declarant
Iedere medewerker kan zijn declaraties indienen in het declaratiesysteem met onze app. Hierbij word je (door middel van een voorgedefinieerde keuzelijst) ook gevraagd om een codering toe te voegen. Dit is handig voor de financiële administratie die dit niet meer hoeft te doen. Jij weet immers het beste waar de declaratie voor dient. Vanaf het Kickstart abonnement kan er gekozen worden welke grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen van toepassing zijn voor de betreffende medewerker.
Declaraties opsplitsen
Heb je een bonnetje waar bijvoorbeeld zowel brandstofkosten als een lunch op staat en wil je deze beiden declareren? Dit hoeft niet in aparte declaraties, maar kan handig in één aanvraag gesplitst worden door de medewerker en vervolgens in één keer ingediend worden in het declaratiesysteem. Dit kan zowel vanuit de app als op de desktop.
Bekijk ons declaratiesysteem in actie! Pak jij de popcorn?
Kickstart functionaliteit
Kilometervergoeding
Heb je een eigen auto en heb je zakelijke kilometers gemaakt? Deze gemaakte kosten wil je natuurlijk zo snel mogelijk weer terug. Door onze Google Maps integratie kun je deze kilometers heel eenvoudig declareren. Je voegt je bestemming(en) toe en het declaratiesysteem doet de rest: het rekent uit hoeveel kilometers je gemaakt hebt en welke vergoeding je hiervoor krijgt vanuit je werk. Dit kan zowel vanuit de app als op de desktop.
Declareer direct
met ons gratis Freemium abonnement.
Geen creditcard gegevens nodig