🛡️Officieel gecertificeerd softwarepartner van Exact Online
of
💸
Realtime inzicht in al je financiële verplichtingen
📂
Alle belangrijke documenten direct toegankelijk
⌛
Snelheid in het verzamelen van realtime stuurinformatie
De aanvulling op Exact Online
Exact Online biedt een uitgebreide boekhoudoplossing. De Exact Online koppeling met Easy1 is de add-on om het gehele purchase to pay proces te vereenvoudigen en stroomlijnen.
Een inkoopaanvraag kan alleen worden gedaan voor bestaande leveranciers in Exact Online. Voor een efficiënte administratie dient de aanvrager de bijbehorendegrootboekrekening,kostenplaats en, indien van toepassing, project in te voeren. Hierdoor zal de inkomende factuur automatisch matchen aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag en geregistreerde ontvangsten.
💡Tip!
Gebruiken jullie veel wisselende leveranciers in het inkoopproces? Maak dan in Exact Online een 'eenmalige leverancier' aan, om inkoopaanvragen vervolgens daarop te registreren.
Declaraties worden bij verwerking behandeld als factuur, dit maakt het mogelijk dat medewerkers zeer snel hun gemaakte kosten gecrediteerd krijgen.
In plaats van elke afzonderlijke onkostendeclaratie handmatig te coderen, boekt de medewerker ze nu rechtstreeks op de relevante kostenplaats en/of grootboekrekening. Deze stamgegevens halen wij op werkdagen ieder uur op uit Exact Online. In plaats van te coderen, hoeft finance zich alleen nog te richten op het controleren!
Bij het coderen en boeken van facturen wordt er gebruik gemaakt van stamgegevens uit Exact Online. Dit omvat informatie over:
Leveranciers
Betaaltermijn per leverancier
Betaaltermijnen
Btw-codes
Kostenplaats
Grootboekrekening
Projecten
Facturen kunnen na binnenkomst in Easy1 voorgeregistreerd worden met betaalblokkade in Exact Online.
Als de factuur geboekt is in Exact Online wordt zowel de hyperlink als de pdf meegestuurd vanuit Easy1 naar Exact Online.
Zodra de factuur succesvol in Exact Online is geboekt, sturen zij het unieke boekstuknummer naar Easy1. Dit nummer registreert Easy1 automatisch op de kopgegevens van de factuur. De transactie is hierdoor altijd gemakkelijk te identificeren en volgen.
Na betaling wordt de betaaldatum opgehaald uit Exact Online en getoond in Easy1. Zo kun je je hele crediteurenprocesvanuit Easy1beheren.
Digitaliseer en beheer alle contracten met bestaande leveranciers en klanten uit Exact Online in Easy1. Eén centrale plek waar iedereen die er toegang toe moet of mag hebben bij kan.
Koppeling opzetten
1
Kies om het financieel pakket te koppelen en selecteer Exact Online
2
Log in bij Exact Online en accepteer te voorwaarden.
3
Selecteer de administratie(s) die je wil koppelen
4
Gelukt! Easy1 haalt nu alle data op uit Exact Online. Binnen enkele minuten kun je aan de slag.
Bij het hanteren van (financiële) informatie is veiligheid onze topprioriteit. Al onze verbindingen zijn beveiligd en worden onderhouden via onze ISO 27017 gecertificeerde cloudomgeving.
Onze veiligheidsprotocollen zijn geïntegreerd met die van het aangesloten financiële systeem. We maken gebruik van tokens, waarmee we tijdelijk toegang krijgen tot de gegevens van jouw financiële systeem. Dit betekent dat we jouw inloggegevens niet bewaren, waardoor ze niet kunnen uitlekken.
We slaan alle data twee keer versleuteld op. We voeren deze versleuteling door op zowel databaseniveau als op de versleutelde harde schijven. Zelfs als de harde schijven beschikbaar zouden zijn, wat niet zo is, blijft de data onbereikbaar.
We houden ons aan de GDPR-wetgeving. Onze data wordt op verschillende plekken binnen de Europese Unie gehost om verdere naleving te waarborgen.
Nee, de Exact Online koppeling is in alle abonnementen inbegrepen. Om een gestroomlijnd financieel proces mogelijk te maken, is de koppeling noodzakelijk en daarom voor onze eigen rekening. Wij bieden dit als een all-in-one oplossing aan.
Easy1 haalt op werkdagen ieder uur de nieuwste stamgegevens, zoals leveranciers en projecten, op uit Exact Online.
Easy1 boekt goedgekeurde facturen op werkdagen ook ieder uur in Exact Online. Exact Online stuurt het boekstuknummer en uiteindelijk de betaaldatum naar Easy1 en dat plaatsen we automatisch in de kopgegevens.
Exact Online is altijd leidend betreft stamgegevens, dus ook in dit proces. Maak leveranciers altijd eerst aan in Exact Online. Easy1 haalt deze nieuwe stamgegevens op werkdagen ieder uur automatisch op.
