Hoe automatisering de productiviteit en efficiëntie bij het mkb en de accountants verhoogt

In de snelle wereld van het midden- en kleinbedrijf (mkb) en de accountancysector is efficiëntie niet alleen gewenst, maar noodzakelijk. Automatisering speelt een rol in het transformeren van tijdrovende taken zoals boekhouding, facturatie en voorraadbeheer. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten, maar verbetert ook de algehele bedrijfsvoering. Laten we eens kijken hoe dit werkt.

Tijdrovende administratieve taken bij het mkb

Binnen het mkb en de accountancy zijn er een aantal taken die vaak veel tijd kosten:

• Boekhouding en financiële rapportage: handmatige invoer van financiële gegevens kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Automatisering vermindert deze fouten en bespaart tijd.
• Facturatie en debiteurenbeheer: het handmatig opstellen van facturen en bijhouden van betalingen kan inefficiënt zijn. Geautomatiseerde systemen genereren snel facturen, volgen betalingen en sturen herinneringen.
• Analyse van financiële gegevens: handmatige analyses voor budgettering en financiële planning zijn inefficiënt. Automatisering biedt krachtige tools voor data-analyse en betere besluitvorming.
• Regulatory compliance: naleving van regels kan tijdrovend zijn, vooral in streng gereguleerde sectoren. Automatisering maakt het moeilijker om af te wijken van gewenste procedures, alles is vooraf vastgelegd en processen zijn op die manier ingericht.

Welke routinetaken kunnen efficiënter door middel van automatisering?

Automatisering maakt routinetaken efficiënter, vooral in de financiële administratie. Dit is zichtbaar in verschillende processen:

• Factuurverwerking: automatisering verkort de verwerkingstijd van facturen, wat de cashflow en financiële planning verbetert.
• Inkoopbeheer: geautomatiseerd inkoopbeheer zorgt voor goedkeuring voordat verplichtingen aangegaan worden en maakt automatische 3-way matching mogelijk, wat kosteneffectief is.
• Contractbeheer: automatisering maakt contractbeheer transparanter en gestroomlijnder.
• Declaratieverwerking: dit zorgt voor snellere en nauwkeurigere afhandeling van werknemersuitgaven.

Voordelen op de korte en lange termijn

Korte termijn:

• Efficiëntieverbetering: taken worden sneller en efficiënter uitgevoerd.
• Kostenbesparing: minder tijd en middelen nodig voor routinetaken.
• Verbeterde nauwkeurigheid: consistente uitvoering van taken vermindert fouten.

Lange termijn:

• Schaalbaarheid: grotere volumes kunnen verwerkt worden zonder extra personeel.
• Verbeterde compliance: systemen voldoen automatisch aan regels en normen.
• Innovatie en concurrentievermogen: integratie van nieuwe technologieën verbetert het aanbod.
• Medewerkerstevredenheid: werknemers kunnen zich richten op uitdagendere taken.
  
  

Uitdagingen van automatisering

Hoewel automatisering tal van voordelen biedt, zijn er ook enkele uitdagingen waar het mkb mee te maken krijgt. Hieronder bespreken we enkele van deze uitdagingen en hoe ze kunnen worden opgelost: 

• Hoge initiële kosten: automatisering vereist vaak een aanzienlijke investering in software en hardware. Dit kan ontmoedigend zijn voor kleinere bedrijven. Een oplossing is om een kosten-batenanalyse uit te voeren om de lange termijn besparingen te begrijpen. Kies voor schaalbare oplossingen die meegroeien met het bedrijf, zoals bijvoorbeeld Easy1.
• Weerstand van werknemers: medewerkers kunnen bang zijn voor baanverlies of veranderingen in hun functie. Dit kan verminderd worden door duidelijk te communiceren hoe automatisering hun werk zal verbeteren en niet vervangen. Betrek hen bij het proces en laat zien hoe automatisering hen kan helpen efficiënter te werken.
  
  

En nu?

Automatisering kan echt een wereld van verschil maken voor het mkb en accountants. Het helpt om tijdrovende en foutgevoelige taken, zoals boekhouding, facturatie en contractbeheer, sneller en nauwkeuriger te doen. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar zorgt ook voor een soepelere bedrijfsvoering.

Ben jij er klaar voor om financiële processen te automatiseren bij jouw klant? Neem contact met ons op of probeer Easy1 meteen gratis!

Maaike
van Roomen

P2P specialist

Maaike is onze purchase to pay-goeroe, deskundig in alles wat met declaratieverwerking, contractbeheer, factuurverwerking en inkoopbeheer te maken heeft. Ze is een ster in het vertalen van ingewikkelde materie naar boeiende content.